PLANIFICATION AGILE -juin 2015

Funny elephant with protective helmet riding a bike. Safety and insurance concept.

PLANIFICATION AGILE : PROFITER D’UN ENVIRONNEMENT VOLATILE, INCERTAIN, COMPLEXE ET AMBIGU  (VUCA*)

Les organisations évoluent de plus en plus vite dans un environnement incertain, imprévisible et variable. Pour la plupart des entreprises, la visibilité du carnet de commande s’est réduite très fortement (de plusieurs mois à quelques semaines, de quelques semaines à quelques jours).  En plus de ce manque de visibilité, il  faut faire face à une forte variabilité : les consommateurs, les usagers se décident aux derniers moments : un simple changement de météo, le résultat d’un évènement sportif à l’autre bout du monde peut faire varier les envies des consommateurs ou des usagers du tout au tout.

Cette situation est renforcée par la personnalisation des produits et des services qui réduit les possibilités de stocker ou d’anticiper les besoins.

Depuis longtemps et aujourd’hui plus que jamais, les organisations sont dans cette situation paradoxale : comme on ne peut pas tout faire au dernier moment, il faut anticiper et comme on ne peut pas tout anticiper, il faut pouvoir réagir et s’adapter au dernier moment.

Cette évolution de notre environnement qui nous semble au départ être une contrainte, peut devenir (est déjà pour certain) une chance pour progresser : de façon plus défensive en protégeant des importations de pays où les coûts de production sont bien inférieurs, mais les délais plus long. De façon plus offensive, une entreprise agile a les moyens d’apporter un plus à ses clients, en leur proposant des produits et des services sur-mesure.

BELIER ASSOCIES vous propose des outils pour agir sur ces 2 axes de travail :

  • Planifier au bon niveau
  • Développer l’agilité des équipes

L’équipe BELIER ASSOCIES

amstrngPLANIFICATION AGILE : PLANIFIER AU BON NIVEAU

Paradoxalement, plus l’environnement est incertain et variable, plus il est important de mettre en place une planification. C’est parce que l’on est bien préparé que l’on peut s’adapter en toutes circonstances. «Ce qui se travaille le plus c’est l’improvisation » L Amstrong.  Même l’imprévu est « planifiable » ! Illusoire et irréaliste penseront certains. Tout dépend la manière dont cette planification se met en place.

L’enjeu est de bâtir un système de planification et de coordination des actions qui soit capable de prendre les décisions à temps,  sans tomber dans un système lourd et impossible à gérer. C’est possible à conditions de respecter quelques bonnes pratiques, deplanifier au bon niveau (en termes de détail et de responsabilité)avec les outils adaptés.

Planifier au bon niveau signifie d’avoir un niveau d’analyse et de précision différent selon que l’on soit sur un horizon long, moyen ou court terme.  Ce niveau sera défini en fonction des décisions qui sont à prendre. Plus l’horizon est loin et plus les décisions peuvent avoir des impacts importants : quelle réserve de capacité garder ? Quels investissements prévoir ? Quelle progression anticipée ? Quel métier externaliser / sous-traiter ? …C’est le rôle des dirigeants. Le court terme est souvent la conséquence de ce qui n’a pas été décidé en amont.

Les outils employés ont aussi une grande importance pour que le système vive et soit accepté: pour le long terme, qui nécessite des calculs, de la traçabilité et des échanges entre plusieurs services sur des lieux différents, l’informatique aura toute sa place. Mais en le laissant à sa place : « l’ordinateur est un cretin mécanique, capable seulement de manipuler des données chiffrées- avec certes, rapidité, exactitude et précision » P Drucker. Pour le court terme qui est modifié en permanence, utilisé par une équipe plus restreinte, parfois sans accès à l’informatique, les systèmes simples et visuels apporteront souvent plus d’efficacité. (cf témoignage ci-dessous)

Nous pouvons prendre l’exemple des équipes de maintenance ou des services techniques :

  • pour définir les effectifs : on fera volontiers un planning annuel reprenant les gros travaux budgétés, intégrant également un temps consacré aux activités régulières sans  entrer dans les détails, avec un % pour absorber les aléas. Les outils informatiques sont parfaitement appropriés pour ce travail.
  • pour la répartition des tâches au quotidien : utiliser un planning visuel, définissant sur les 5 prochains jours les actions à réaliser, intégrant les demandes urgentes, mis à jour en temps réel par les personnes sur le terrain.

BELIER ASSOCIES propose prochainement des formations pour mettre en place les outils de planification :

Formation PIC PDP Ordonnancementpermettre d’équilibrer la charge et la demande sur plusieurs mois, avec un processus de décision régulier.
Formation DDMRP : méthode de planification basée sur les flux tirés, réduisant l’impact des variabilités du flux.


DEVELOPPER L’AGILITE DES EQUIPES rugby

Développer l’agilité des équipes commence souvent par accepter le fait que l’environnement sera de plus en plus VUCA. Les équipes une fois cette étape de maturité franchit, pourront avoir le cheminement nécessaire vers l’autonomie. Cela passera par les différentes phases du changement et demandera aux managers de la patience et de l’écoute. Les équipes devront ensuite construire les méthodes de travail pour s’organiser et apprendre à fonctionner sans attendre les ordres de la hiérarchie (qui ne peut plus tout contrôler, être présente en permanence pour réajuster les plannings, la répartition des tâches). E Deming l’a mis en avant depuis longtemps : « Étant donné le niveau de complexité des systèmes modernes, les managers ne peuvent absolument pas comprendre ce qui se passe sur le terrain sans une totale coopération des employés. »

Les principes de l’amélioration continue aident à chemin vers l’autonomie : observer et accepter les faits sur le terrain, analyser les causes, tester et se donner le droit à l’erreur. Eliminer les tâches sans valeur ajoutée qui augmentent les flux de décisions et les flux produits.

BELIER ASSOCIES accompagne les équipes pour mettre en place ces principes au travers de formation ou de chantier :

Matrice de polyvalence savoir qui peut faire quoi et comment améliorer la flexibilité des équipes
Planning visuel : répartir les tâches, voir ce qui ne se passe pas comme prévu, ce qui bloque et permettre à l’équipe de se réajuster en temps réel
SMED : optimiser les changements de série pour faciliter l’adaptation à la demande client
Ilot de production : organiser le flux pour faire les produits de A à Z dans un même secteur
Tableau amélioration continue : faciliter la remontée et le traitement rapide des problèmes
AIC (Animation Intervalles courts)  :  des points quotidiens pour coller au plus près des réalités de terrain, en lien avec les instances de décision de l’entreprise
Help chain : une définition précise, réaliste et temporisée  des connexions entre les services

innovationRETOUR D’EXPERIENCES

Retrouvez plusieurs témoignages qui illustrent comment les réunions quotidiennes et l’utilisation de tableau visuel ont permis aux équipes de s’adapter à ces nouveaux environnements, en développant leur agilité et leur autonomie :

Contexte : L’entreprise fait du traitement de surface pour un grand donneur d’ordre. Elle reçoit des pièces à traiter en moins de 48h au risque de bloquer la ligne de production.  Les responsables sont en permanence  à répartir les tâches, surveiller ce qui se passe. Depuis 3 ans les équipes se réunissent chaque jour au retour de pause. Voici le témoignage du responsable de production :

« En fait la réunion quotidienne est devenue incontournable. Elle permet de faire passer les messages, de remonter les problèmes d’ordre qualité, sécurité…Autre avantage, des problèmes soulevés dans une équipe sont communiqués à l’autre. Les chefs d’équipe se laissent des consignes sur un cahier pour les points important à aborder. Les freins sont minimes, l’animation se fait très simplement, la parole est donné aux gens ce qui est une forme de reconnaissance pour eux. Autre avantage quand des gens hors production ont des messages à faire passer, technique, qualité ou moi-même, on peut intervenir dans la réunion. Il faut être crédible sur ce qui est affiché au tableau (indicateurs,…) ce qui nécessite une mise à jour du tableau. Un moment de partage/ cohésion entre l’équipe… »

Contexte : l’entreprise fabrique des équipements pour les hôpitaux.  Elle est soumise aux changements fréquents des clients dans les dates de livraisons, compte tenu de l’avancement de travaux d’autres prestataires. Les tensions sont fortes entre les secteurs commerciaux, logistiques et industriels. Une réunion quotidienne avec les opérationnels devant un tableau construit ensemble est mise en place. Voici le retour de la responsable qualité :

« Pour y participer depuis son lancement, je confirme son très bon démarrage et son utilité. Les participants sont unanimes pour y voir, à l’usage, un vrai intérêt, ce qui est plutôt positif. Il y a également de bon réflexe ; la réunion démarre à l’heure, les participants préviennent s’ils ne viennent pas exceptionnellement, réunion qui reste courte. Et surtout cela remet de la fluidité dans les relations ADV/Technique (BE et Ordo), ce qui profitable dans le process de la commande. Probablement que d’autres sujets seront progressivement à rajouter, à voir. »

Contexte : l’entreprise fabrique des vannes (avec de très nombreuses options pour s’adapter au besoin client) pour des industries chimiques, hydrauliques et pétrolières. Les clients sont très exigeants sur les délais compte tenu des impacts sur leur production. Un système de plannning visuel associé à une gestion des stocks en flux tirés est mise en place. Les équipes se réunissent tous les jours devant le planning. Le chef d’équipe témoigne :

« Ce qui ressort le plus c’est l’appartenance à une équipe : maintenant tout le monde dialogue ensemble sur un même point au sein de l’équipe, allant même à poursuivre ces discutions en dehors de la réunion entre eux sur la charge de travail. Ainsi tout le monde s’implique un peu plus. Ce point de discussion dans lequel chacun peut donner son point de vue sur les thèmes abordés est positif, aussi grâce au fait de la disponibilité  pour l’écoute de la part de tous les interlocuteurs. La possibilité de faire venir pour certains sujets d’autres interlocuteurs d’autres services est aussi appréciée. La répartition de la charge de travail est visible de tout l’effectif chacun sait ce qu’il a à faire, mais aussi ce que l’équipe doit faire, cela permet de travailler plus sereinement et d’améliorer l’organisation de l’équipe. Ces réunions débordent aujourd’hui du cadre de la production allant aux informations « sociales » de préparation de l’inventaire, pose des congés pour les vacances scolaires ,ponts, CE et surtout un temps de parole accordé à chacun  et une disponibilité d’écoute. Enfin du fait de ces points de rencontres très rapprochés pas de points qui restent latents et un dérangement moindre des responsables par leurs collaborateurs. Ces réunions sont aujourd’hui appréciées de tous. »


NOS FORMATIONS POUR VOUS ACCOMPAGNER 

BELIER ASSOCIES propose prochainement des formations pour mettre en place les outils de planification :

Formation PIC PDP ODONNANCEMENT :permettre d’équilibre la charge et la demande sur plusieurs mois, avec un processus de décision régulier.

Formation DDMRP :méthode de planification basée sur les flux tirés, réduisant l’impact des variabilités du flux.