Analyse de la valeur des fonctions administratives

Objectif

Identifier et chiffrer de façon factuelle les "productions" et les "charges" des activités de service :
- missions (prestations) réellement remplies par les fonctions,
- coût (charges de travail) de ces missions.

Domaine d'application

Tout poste, fonction ou service "administratif", dans tout domaine d'activité.

Résumé

L'analyse se déroule en 3 phases :

1. Inventaire des activités actuelles : analyse rapide, selon une démarche structurée et progressive permettant aux acteurs concernés d'établir eux-mêmes les relevés (durée 3 à 4 semaines, 1 h/sem):
- recensement des activités, avec origine et destinataire de l'activité,
- relevé des volumes et des fréquences des activités, recensement des difficultés rencontrées dans la réalisation des activités,
- chiffrage du pourcentage de temps accordé à chaque activité.

2. Diagnostic des coûts et de la qualité de service auprès des "clients" internes pour les tâches les plus significatives.

3. Analyse critique COUT / UTILITE / ENJEU et POSITIONNEMENT des tâches.
La démarche d'analyse est très participative et impliquante pour les personnels concernés. Les actions d'optimisation ou de réorganisation, directement issues de l'analyse et de leurs propositions, peuvent ensuite être menées sans aucune contestation.

Références

De nombreuses références, dans différents secteurs d'activité. Exemples :

Entreprise industrielle de 250 personnes, analyse avant implantation du nouveau système informatique :
- mesure de l'enjeu en productivité administrative.
- identification des fonctions impactées par le nouveau système, et anticipation des réformes.
Entrepôt de stockage, 18 personnes au service administratif.
Collectivité territoriale : mesure des charges de travail actuelles dans un service central afin de préparer la déconcentration de ce service dans les agences.
Siège social et fonctions corporate d'un constructeur d'équipements téléphoniques : mesure de l'existant en termes de missions remplies par fonction et de charges de travail avant réorganisation.

Analyse de la valeur des fonctions administratives

Formation management terrain et management de proximité